Partie 1 : L’inventaire du parc informatique

L’inventaire du parc informatique est une étape cruciale dans la gestion du patrimoine informatique. Il permet de recenser et de suivre l’ensemble des actifs informatiques d’une organisation, qu’il s’agisse des équipements matériels, des logiciels ou des infrastructures réseau. Cette démarche permet d’avoir une vision précise des ressources disponibles, de leur état et de leur utilisation, tout en facilitant la gestion de leur cycle de vie. Un inventaire précis et à jour est essentiel pour la maintenance, la planification des mises à jour, ainsi que pour la gestion des coûts et de la sécurité du système d’information.

1. Identification des ressources

L’identification des ressources informatiques est la première étape de l’inventaire. Elle consiste à lister et à classifier les composants matériels, logiciels et réseau qui composent le parc informatique. Cette phase permet de connaître l’ensemble des actifs que l’organisation doit gérer, et facilite leur maintenance et leur remplacement.

1.1. Composants matériels

Les composants matériels sont les éléments physiques du système d’information. Cela inclut les serveurs, qui sont essentiels pour stocker et traiter les données, les postes de travail (ordinateurs fixes, portables, stations de travail) utilisés par les employés, ainsi que les périphériques (imprimantes, scanners, disques durs externes, etc.). Il est essentiel de suivre l'état, la configuration et l’âge de chaque élément pour planifier leur maintenance et leur renouvellement. L’identification précise des composants matériels permet aussi de détecter les redondances et de gérer efficacement les achats futurs.

Dans certains cas, les consommables peuvent devoir être suivis également. Imaginez que vous travaillez pour un cabinet d'architecture utilisant des tables traçantes professionnelles avec des cartouches d'encre coutant plusieurs centaines d'euros. Leur gestion est importante pour au moins 2 choses : ne jamais tomber en panne d'encre et savoir où se trouvent les cartouches pour ne pas les perdre.

1.2. Composants logiciels

Les composants logiciels incluent les systèmes d’exploitation (Windows, Linux, macOS, etc.), qui sont les fondations logicielles permettant aux matériels de fonctionner, ainsi que les applications métiers, c’est-à-dire les logiciels spécifiques à l’activité de l’entreprise (logiciels de comptabilité, ERP, CRM, etc.). L’inventaire des logiciels permet de vérifier leur conformité aux besoins, de suivre les versions utilisées et de gérer les licences associées. Une bonne gestion des logiciels réduit les risques de non-conformité et permet d'anticiper les besoins en mises à jour ou en nouvelles licences.

1.3. Réseaux (routeurs, commutateurs, infrastructures sans fil)

Les composants réseau assurent la communication entre les différents éléments du système d’information. Ils incluent les routeurs (pour acheminer le trafic entre les réseaux), les commutateurs (qui relient les équipements au réseau local) et les infrastructures sans fil (Wi-Fi, antennes, points d’accès). L’inventaire des équipements réseau permet de surveiller leur configuration, leur état et leur sécurité, tout en garantissant une disponibilité continue des connexions. Cela est essentiel pour assurer la performance et la fiabilité des échanges d'informations au sein de l'entreprise.

Vous pouvez également inventorier les baies informatiques et d'autres équipements associés au réseau s'ils sont soit nombreux dans l'entreprise, soit coûteux.

2. Outils d’inventaire

Pour effectuer un inventaire efficace du parc informatique, plusieurs outils peuvent être utilisés. Ils permettent de centraliser les informations, de les mettre à jour en temps réel et de faciliter le suivi des équipements et des logiciels. Le choix des outils dépend de la taille de l’entreprise et de la complexité de son infrastructure.

2.1. Solutions d'inventaire automatisé

Les solutions d'inventaire automatisé, comme GLPI, OCS Inventory ou Lansweeper, permettent de recenser automatiquement l’ensemble des actifs du parc informatique. Ces outils scannent régulièrement le réseau et détectent les nouveaux matériels ou logiciels connectés, ce qui simplifie le suivi et garantit une mise à jour constante des informations. Ils offrent également des fonctionnalités avancées, comme la gestion des tickets de support, le suivi des interventions ou la gestion des licences logicielles. Ces solutions sont particulièrement adaptées aux entreprises de taille moyenne à grande, où un inventaire manuel serait trop complexe et chronophage.

2.2. Fichiers Excel vs solutions spécialisées

Dans les petites structures, il est courant d’utiliser des fichiers Excel pour effectuer l'inventaire du parc informatique. Ce type d'outil est simple à mettre en place et ne nécessite pas de formation spécialisée. Toutefois, cette méthode présente des limites, notamment en termes de mise à jour (qui doit être manuelle) et de risque d'erreurs. Les solutions spécialisées (comme GLPI ou OCS Inventory) sont plus robustes, permettent une gestion en temps réel et offrent des fonctions de reporting avancées, mais elles demandent une installation et une maintenance spécifiques. Le choix entre Excel et une solution spécialisée dépend donc de la taille de l’entreprise et des ressources disponibles.

3. Suivi du cycle de vie des équipements

Une gestion efficace du patrimoine informatique passe par le suivi du cycle de vie des équipements. Cela permet de connaître l'état de chaque composant du parc, de planifier son entretien ou son remplacement, et d’assurer qu’il est utilisé de manière optimale tout au long de sa durée de vie.

3.1. Phases : acquisition, utilisation, maintenance, fin de vie

Le cycle de vie des équipements informatiques comporte plusieurs phases :

Acquisition : l’achat ou la location du matériel ou logiciel, avec une attention particulière portée à la sélection de produits répondant aux besoins actuels et futurs.
Utilisation : la période pendant laquelle l’équipement est en service. Durant cette phase, une attention doit être portée à l'utilisation appropriée des ressources.
Maintenance : l'ensemble des actions préventives et curatives visant à maintenir le matériel en bon état de fonctionnement. Elle inclut les mises à jour, réparations et révisions périodiques.
Fin de vie : quand le matériel devient obsolète ou défectueux, il doit être remplacé ou recyclé. Un suivi précis permet de planifier à l'avance cette phase pour éviter des interruptions de service.

3.2. Durée de vie des équipements et mise à jour du parc

Chaque équipement informatique a une durée de vie qui dépend de sa nature, de la technologie utilisée et de l’évolution des besoins de l’entreprise. Par exemple, un serveur peut avoir une durée de vie de 5 à 7 ans, tandis qu’un poste de travail pourrait être remplacé tous les 3 à 5 ans. Une gestion proactive du cycle de vie permet de planifier les mises à jour du parc afin d’éviter l’obsolescence des équipements et d’assurer la continuité des services. Cela évite également les surcoûts liés à des réparations ou à des maintenances d’urgence.

3.3. Gestion des licences logicielles et de leur renouvellement

La gestion des licences logicielles est un aspect crucial du cycle de vie des équipements logiciels. Chaque logiciel utilisé dans l’entreprise est soumis à une licence, qui peut avoir une durée limitée ou nécessiter un renouvellement périodique. Il est essentiel de suivre les dates d'expiration pour éviter les interruptions de service ou les pénalités liées à l'utilisation de logiciels non conformes. De plus, la gestion des licences permet d'optimiser les coûts en supprimant les licences inutilisées et en ajustant les abonnements aux besoins réels de l’entreprise.